Poprzednia

ⓘ Outsourcing




Outsourcing
                                     

ⓘ Outsourcing

Outsourcing – wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom.

Outsourcing pozwala na koncentrację procesów zarządczych na zasadniczych celach i kluczowych kompetencjach organizacji a także na zwiększenie elastyczności struktury przedsiębiorstwa, tzn. szybkości, skuteczności i efektywności jego reakcji na zmiany otoczenia rynkowego.

                                     

1. Zarys historyczny

Pojęcie to po raz pierwszy zostało użyte w 1979 r. i odnosiło się do kupowania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Sama koncepcja biznesowa powstała jednak wcześniej. Już w 1923 r. Henry Ford stwierdził, że:

Pierwotnie outsourcing rozumiany był jako strategia zaopatrzenia stosowana przez przedsiębiorstwa produkcyjne, głównie motoryzacyjne, polegająca na rezygnacji z wytwarzania wszystkich prefabrykatów niezbędnych do produkcji, na rzecz pozyskiwania ich od innych producentów. Pod koniec XX w. termin outsourcing zaczął być stosowany ogólnie do opisu strategii powierzania operacji wspierających główną działalność przedsiębiorstwa podmiotom zewnętrznym, specjalizującym się w zarządzaniu nimi. Obecnie outsourcing traktowany jest jako nowoczesna strategia zarządzania, polegająca na oddaniu innemu przedsiębiorstwu zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością przedsiębiorstwa, dzięki czemu może ona skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań i w których osiąga przewagę konkurencyjną.

Gwałtowny wzrost zainteresowania outsourcingiem notuje się na rok 2004, kiedy to zaczęto wskazywać na poważną rolę w gospodarce światowej zjawiska przenoszenia działalności przedsiębiorstw za granicę offshore outsourcing lub offshoring i publicznie analizować wpływ stosowania tej strategii w krajach rozwiniętych na wzrost bezrobocia i stagnację gospodarczą.

                                     

2. Powody stosowania outsourcingu

Najważniejszymi powodami stosowania outsourcingu przez przedsiębiorstwa są:

  • obniżenie i bardziej efektywna kontrola kosztów operacyjnych,
  • pozyskanie zasobów, którymi przedsiębiorstwo nie dysponuje, w tym wiedzy eksperckiej i know-how partnerów,
  • zwiększenie elastyczności działania poprzez możliwość szybkiego dostosowania skali działalności do zapotrzebowania na czynniki produkcji tzw. skalowalność, ang. scalability.
  • możliwość koncentrowania się na kluczowych kompetencjach przedsiębiorstwa, będących podstawą jego przewagi konkurencyjnej,
  • przyspieszenie pojawienia się korzyści z restrukturyzacji,
  • podział ryzyka,
  • pozyskanie kapitału,

Badania przeprowadzone w 2002 r. przez portal Information Week na 700 przedsiębiorstwach ze Stanów Zjednoczonych wskazały, że ponad 60% respondentów wskazało oszczędności jako podstawowy cel zastosowania outsourcingu. Ponad połowa ankietowanych wymieniła również kwestie specjalizacji operacyjnej i sprawy pracownicze.

W przypadku gdy outsourcing okazał się błędną decyzją biznesową, przedsiębiorstwa realizują projekty insourcingowe.

                                     

3. Przedmiot outsourcingu

Obszarami działania przedsiębiorstw, w których strategia outsourcingu stosowana jest najczęściej, są: informatyka, operacje pomocnicze i logistyka. W ramach tych obszarów zadaniami najczęściej przekazywanymi na zewnątrz są:

  • rozwój aplikacji,
  • z zakresu informatyki
  • produkcja oprogramowania,
  • konserwacje i naprawy sprzętu,
  • przetwarzanie danych,
  • funkcje płacowo-kadrowe,
  • obsługa nieruchomości,
  • ochrona fizyczna,
  • druk i reprografia,
  • przetwarzanie transakcji,
  • usługi księgowe,
  • szkolenia,
  • z zakresu operacji pomocniczych
  • konsulting,
  • obsługa w terenie,
  • rachunkowość,
  • usługi gastronomiczne,
  • telemarketing,
  • reklama,
  • usługi marketingowe,
  • zakupy,
  • rekrutacja,
  • obsługa klientów,
  • zarządzanie i prowadzanie bazy pojazdów.
  • leasing,
  • z zakresu logistyki
  • pośrednictwo spedycyjne,
  • kontrola spedycji,

Wymienione powyżej zadania mają w większości charakter usługowy. Stanowi to o ewolucji outsourcingu od taktyki zakupowej, związanej z zarządzaniem zapasami w przedsiębiorstwach produkcyjnych, do ogólnej koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem i wiedzą.

W literaturze anglojęzycznej outsourcing rozwiązań informatycznych jest określany jako Information Technology Outsourcing ITO a operacji pomocniczych Business Process Outsourcing BPO. Swoje nazwy mają także niektóre bardziej specjalistyczne rodzaje outsourcingu, m.in. finanse i księgowość ang. Finance and Accounting Outsourcing, FAO czy usługi prawnicze ang. Legal Process Outsourcing, LPO.



                                     

4. Proces wdrażania outsourcingu

Proces wdrażania outsourcingu w przedsiębiorstwie można podzielić na dwanaście podstawowych etapów:

  • ocena odpowiedzi dostawców i dalsze rozmowy,
  • wyznaczenie i szkolenie zespołu ds. zarządzania kontraktem,
  • określenie potencjalnych dostawców, stopnia ich zainteresowania kontraktem i nawiązanie kontaktów,
  • negocjowanie kontraktu i uzgodnienie charakterystyki świadczonej usługi,
  • okres przejściowy wyznaczony przez wcześniejsze etapy procesu,
  • rozmowy z właściwym personelem, innymi pracownikami oraz osobami spoza przedsiębiorstwa,
  • zarządzanie kontraktem w sposób uzgodniony z dostawcą w fazie negocjacyjnej.
  • sprecyzowanie celów i wymagań,
  • wstępna selekcja dostawców i przekazanie im informacji i warunków,
  • rozmowy z kierownictwem i głównymi zainteresowanymi stronami,
  • uzyskanie aprobaty kierownictwa wyższego szczebla w koniecznych sprawach,
  • zaplanowanie procesu,
                                     

5. Zagrożenia outsourcingu

Zastosowanie outsourcingu jest procesem trudnym i skomplikowanym. Według badań Gartnera ponad 50% kontraktów outsourcingowych podlega renegocjowaniu, z czego 20% w trakcie pierwszych 12 miesięcy obowiązywania.

Najczęściej spotykanymi problemami wiążącymi się z zastosowaniem outsourcingu są:

  • ogólne pogorszenie jakości realizacji funkcji dotychczas wykonywanej samodzielnie,
  • nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów,
  • niepowodzenia w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy z dostawcą usług,
  • niewykorzystanie szans z uzyskania większej operacyjnej elastyczności przy zaspokojeniu potrzeb klientów.
  • spory między klientem a dostawcą usługi, zwłaszcza dotyczące jakości usługi i wysokości wynagrodzenia,

Inne niebezpieczeństwa wynikające ze stosowania outsourcingu, to:

  • ryzyko wzrostu kosztów.
  • ujemne stosunki społeczne związane z redukcją personelu,
  • wystąpienie możliwości uzależnienia się od dostawcy,
  • możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności kooperantów,
  • niemożność zachowania wysokiej jakości przy dużym udziale obcych komponentów,
  • zatarcie obrazu firmy wśród klientów,

Jako najczęstsze błędy popełniane przez kadrę kierowniczą przedsiębiorstw stosujących lub wdrażających outsourcing, mające wpływ na wystąpienie wskazanych problemów, wymieniane są:

  • niewłaściwy dobór kryteriów wyboru dostawcy, kierowanie się wyłącznie kryterium cenowym,
  • zbyt pośpiesznie przygotowywany kontrakt.
  • słabe relacje nabywca-dostawca podczas życia projektu,
  • nie stosowanie charakterystyki świadczonych usług Service Level Agreement,
  • nadmierna koncentracja na technologii i finansach, pomijanie aspektu personalnego,