Poprzednia

ⓘ System zarządzania dokumentami




System zarządzania dokumentami
                                     

ⓘ System zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia. W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR Optical Character Recognition przetwarzających dokumenty z formy papierowej graficznej w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

                                     

1. Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

  • operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
  • archiwizacja danych
  • porządkowanie
  • obsługa różnych formatów plików
  • powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
  • system kontroli wersji
  • monitorowanie plików i folderów
  • rejestrowanie
  • zarządzanie obiegiem dokumentów
  • klasyfikacja

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.